Gorthonstiftelsen - Integritetspolicy för behandling av dina personuppgifter

Stig och Ragna Gorthon Stiftelses (Stiftelsen) behandling av dina Personuppgifter sker i enlighet med gällande lagstiftning. Detta innebär bland annat att vi vidtar åtgärder för att skydda dina Personuppgifter och att du har vissa lagliga rättigheter. Denna integritetspolicy gäller för all vår behandling av Personuppgifter och ger bland annat information om hur vi samlar in, använder och sparar din information. Det är därför viktigt att du läser denna policy noggrant.

Vad menar vi med vissa begrepp?

En Personuppgift är en uppgift som direkt eller indirekt kan användas för att identifiera dig. Exempelvis kan du identifieras genom ditt namn, din postadress eller ditt telefonnummer. I vissa fall kan du indirekt identifieras genom exempelvis en IP-adress. En Personuppgift om hälsa, din ekonomiska situation eller ditt personnummer är Personuppgifter som bedöms som extra känslig och dessa behandlas därför med extra försiktighet och endast med stöd av ditt samtycke.

Behandling är ett gemensamt ord för allt vi gör med den information vi har om dig. En Behandling kan vara att vi samlar in, överför eller lagrar Personuppgifter.

Personuppgiftsansvarig är den som bestämmer för vilka ändamål dina Personuppgifter Behandlas och är den som är ansvarig för att de Behandlas korrekt. Stiftelsen är Personuppgiftsansvarig för de Personuppgifter som vi behandlar om dig.

Tredje part kan vara en individ, ett företag eller en offentlig myndighet som inte är den del av Stiftelsen.

Hur samlar Stiftelsen in dina Personuppgifter?
Stiftelsen samlar in de Personuppgifter som du lämnar till oss när du skickar in en ansökan om att få bidrag och/eller stipendium från någon av våra fonder. Vi kan också samla in Personuppgifter om dig från offentliga register för att kontrollera eller komplettera de uppgifter du har angett i din ansökan.

Rör din ansökan bidrag och/eller stipendium för forskning eller medicinsk utveckling vid Helsingborgs lasarett kan vi kontrollera lämnade uppgifter med lasarettet. Detta gäller även om du är medsökande i eller kontaktperson för en ansökan som avser bidrag till inköp av utrustning eller maskiner till lasarettet.

Vi kan även samla in Personuppgifter om dig om du kontaktar oss med en fråga eller begäran. Vi sparar då Personuppgifter såsom namn och postadress eller e-postadress och telefonnummer så att vi kan återkoppla till dig med svar.

Vilken information samlar Stiftelsen in?
Lämnar du in en ansökan om bidrag och/eller stipendium från fonden för före detta anställda vid Gorthonrederiet samlar Stiftelsen in namn, postadress, telefonnummer, personnummer, bank- och kontouppgifter, uppgift om civilstånd och uppgifter om din ekonomiska situation såsom skulder, tillgångar och utgifter genom din ansökan. Beroende på vad din ansökan avser kan vi även samla in uppgifter om sjukrivningar eller diagnoser, samt annan personlig data såsom uppgifter om sociala bidrag, skolbetyg och skolgång. Vi samlar även in information om övriga medlemmar i din familj om du lämnar uppgifter om dessa i din ansökan.

Lämnar du in en ansökan för bidrag, stipendium eller anslag för medicinsk forskning vid Helsingborgs lasarett eller är medsökande, eller kontaktperson, vid ansökan om bidrag för utrustning eller maskiner som kan bidra till sjukvården samlar Stiftelsen in namn, titel, arbetsplats, adress, telefonnummer, e-postadress, personnummer och eventuellt bankuppgifter.

Varför behandlar Stiftelsen Personuppgifter om dig?
Vi samlar in dina Personuppgifter för att:
• registrera, hantera och administrera en ansökan,
• bedöma och eventuellt bevilja anslag och/eller stipendium,
• kontrollera att lämnade Personuppgifter är korrekta,
• utbetala beviljat anslag och/eller stipendium,
• kontakta dig med kompletterande frågor eller besked,
• föra statistik, och
• föra historik över vilka som har rätt till och har beviljats bidrag och/eller stipendium.

Om du har beviljats anslag/stipendium för forskning eller om en ansökan i vilken du är medsökande eller kontaktperson har beviljats bidrag för inköp av utrustning eller maskiner för medicinska ändamål används dina uppgifter även för att:
• föra statistik och historisk över tidigare beviljade forskningsprojekt eller bidrag till inköp,
• presentera besked om beviljad ansökan på ”Vetenskapens Dag”, och
• kontrollera och följa upp hur beviljat anslag och/eller stipendium har använts.

Laglig grund och lagring av Personuppgifter
När du skickar in din ansökan samtycker du till att vi hanterar och administrerar samtliga Personuppgifter som din ansökan innehåller för att Stiftelsen ska kunna bedöma om din ansökan ska beviljas och, om så sker, utbetalning ska kunna göras av ditt bidrag och/eller stipendium.

Vid beviljad ansökan sparar vi Personuppgifter som är nödvändiga för att vi ska kunna följa våra rättsliga skyldigheter enligt bokföringslagen i upp till 7 år. Om din ansökan avslås raderas dina Personuppgifter 1 år efter att ansökan avslogs ingen annan laglig grund att spara dem föreligger.

Vi kan spara dina Personuppgifter under en längre tid än ovan om vi bedömer oss ha ett berättigat intresse att spara dina uppgifter som väger tyngre än ditt intresse att vi inte sparar dem. Vi anser oss ha ett sådant berättigat intresse att spara Personuppgifter som är nödvändiga för att kunna efterse och uppfylla Stiftelsens syfte att kunna utge bidrag samt bevara och efterse den historia och de intressen som Stig och Ragna Gorthon avsåg att bevara och utveckla.

Hur skyddar vi dina Personuppgifter?
Stiftelsen värderar och värnar om din integritet. Vi vidtar därför nödvändiga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda dina Personuppgifter och försäkra oss att om ingen obehörig får åtkomst till dina uppgifter. Bland annat behandlas alla ansökningar endast av ett begränsat antal personer. Ansökningar för medicinska bidrag behandlas exempelvis av en utsedd läkarnämnd och stiftelsens styrelse. Ansökan för f.d. anställda vid Gorthonrederierna behandlas vanligen i fysisk form och beslut fattas av Stiftelsens styrelse på en sammanställning av den information som har inkommit i en ansökan.

Delar vi din information med tredje part?
Stiftelsen delar inte dina Personuppgifter med tredje part utan ditt samtycke. Vi kan dock i vissa fall vara tvingade att lämna ut dina Personuppgifter på grund av ett myndighetsbeslut eller en laglig skyldighet som ålägger oss att lämna ut dina uppgifter till en myndighet eller allmän domstol. Personuppgifter kan också delas med Stiftelsens revisorer, Stiftelsens bank, Helsingborgs lasarett, gymnasieskolor, universitet eller högskolor.

Vi kan även dela dina Personuppgifter med våra tjänsteleverantörer som tillhandahåller vår hemsida, vårt e-postprogram eller andra databaser. Dessa företag får endast hantera dina uppgifter för att kunna
tillhandahålla sin tjänst och support. Vi ingår avtal med tjänsteleverantörerna där de åtar sig att endast Behandla uppgifterna enligt våra instruktioner.

Internationell dataöverföring
Vi delar inte din information utanför EU eller Europeiska Ekonomiska Samarbetsområdet om du inte har samtyckt till överföringen eller om det inte finns ett tillräckligt starkt skydd att överföra dina Personuppgifter i enlighet med lag. Ett sådant tillräckligt skydd finns genom de av EU och USA framtagna ”Privacy Shield Frameworks” som skyddar de uppgifter som ibland kan lagras på vår tjänsteleverantör Microsofts backup-serverar i USA.

Dina rättigheter och din rätt till tillgång till din information
Du har vissa rättigheter rörande den information vi Behandlar om dig. Dessa är:

Rätt till registerutdrag
Du har rätt att veta vilka Personuppgifter Stiftelsen Behandlar om dig och varför. Denna information kan du få i ett så kallat ”registerutdrag”. För att få ut ett registerutdrag måste du lämna in en skriftlig ansökan på vårt kontor som är undertecknad av dig. I ansökan måste du ange namn, adress och personnummer så att vi kan identifiera dig. Ditt registerutdrag skickas sedan ut till din folkbokföringsadress med rekommenderat brev.

Rätt till rättelse
Om de Personuppgifter vi har om dig är felaktiga eller ofullständiga kan du kontakta oss och be att vi ska rätta dem eller lägga till den information som saknas. Upptäcker du ett fel i en ansökan som du har skickat in via vår hemsida har du även möjlighet att själv rätta eller komplettera dina Personuppgifter i din ansökan om du kontaktar oss.

Rätt att ta tillbaka ett samtycke och rätt att invända
Du har alltid rätt att ta tillbaka ett samtycke som du har lämnat. Vi handlägger då inte din ansökan eller upphör att göra utbetalningar av beviljat bidrag och/eller stipendium om din ansökan redan har beviljats. Denna rätt påverkar dock inte Personuppgifter som vi Behandlar med stöd av andra lagliga grunder, exempelvis får vi fortsatt behandla Personuppgifter som är nödvändiga för vi ska kunna uppfylla rättsliga skyldigheter eller som vi bedömer att vi har ett berättigat intresse att fortsatt Behandla. Anser du däremot att vi inte har ett berättigat intresse kan du invända mot Behandlingen och vi gör då en bedömning om uppgifterna ska sluta Behandlas.

Rätt till radering och rätt till begränsning
Du har rätt att begära att vi ska radera Personuppgifter som vi Behandlar om dig. Radering sker om vi inte har ett lagligt stöd att fortsatt Behandla dina Personuppgifter. Dina Personuppgifter raderas då när det lagliga stödet upphör. Du har även rätt att begära att vi ska begränsa Behandlingen av dina uppgifter under tiden vi utreder om vi fortsatt får hantera dina Personuppgifter. Vi lagrar då endast dina Personuppgifter om du inte samtycker till annan Behandling. Får dina uppgifter fortsatt behandlas upphör begränsningen.

Rätt till dataportabilitet
Du har rätt att begära att vi överför dina uppgifter till en annan Personuppgiftsansvarig. Vi genomför överföringen om dina Personuppgifter lagras hos oss digitalt och det är tekniskt möjligt. Du får dock alltid ett läsbart register som du kan överföra på egen hand.

Cookies som automatiskt samlar in information
På vår hemsida använder vi två typer av cookies:
• Sessionscookies skickar information mellan din dator och en server för att kommunicera vilka förinställningar du har på vår hemsida. Exempelvis kan denna cookie komma ihåg dina inloggningsuppgifter så att du slipper ange dem eller logga in varje gång.
• Statistikcookies hjälper oss att veta hur många som har besökt vår hemsida och våra olika sidor på hemsidan.
Alla cookies vi använder samlar endast in anonym information. För mer information om cookies kan du gå till vår Cookiepolicy på vår hemsida genom att trycka på ”Om cookies” längst ner på sidan.

Uppdatering av integritetspolicyn
Stiftelsen kan vidta ändringar av innehållet i denna policy och en ny version publiceras då på vår hemsida. Du har möjlighet att ta del av policyn i fysisk form i samband med att du ska ansöka om anslag eller bidrag eftersom den är bilagerad våra pappersansökningar. Du kan även kontakta oss för att få den utskickad i fysisk form. 

Kontakta oss
Om du har några frågor ska du inte tveka att kontakta oss. Våra kontaktuppgifter är:
Postadress: Box 1417, 251 14 Helsingborg
E-post: anneli.olsson@dunker-forvaltning.se
Telefon: 042-18 33 57

Du kan även kontakta Datainspektionen som är tillsynsmyndighet i Sverige om du skulle ha några frågor eller om du skulle önska att lämna in ett klagomål rörande Behandlingar av dina Personuppgifter.